知識ゼロの状態からの会計ソフトの初期指導
2012年11月15日［更新：2019年9月30日］
事業を開始したばかりで簿記や経理の知識がない方の場合、会計ソフトにどのように入力していけば良いのか右も左もわからないと思います。
会社設立当初は、とにかく本業に専念していただききたいので、書いてある通りに入力していただくだけでOKという入力マニュアルをお客様ごとに作成し、お渡ししています。
最初の数か月はこちらで入力
まずはお客様の事業の流れを私どもが理解していないと効率の良い指導ができませんので、最初の数か月はこちらで入力を請け負います。
担当者自身がお客様の会社の経理担当になった気持ちで入力を進めていくと、請求書があっても領収書がない、契約書はしっかり作ってあるかなど、その会社の経理上の問題点や確認事項もあぶりだしていくことができます。
お客様専用に会計ソフトを初期設定
お客様の事業の流れ、お金の流れを理解したら、お客様が入力しやすいように会計ソフトを初期設定していきます。
足りない勘定科目があれば、新規で勘定科目を作成します。次に通帳口座ごと、取引先ごとに、それぞれの残高が把握できるよう補助科目を設定していきます。
一番力を入れているのが、各種ショートカットの作成です。たとえば家賃の支払、電話代や水道光熱費の支払などは毎月出てくる内容ですので、このような仕訳については仕訳辞書や摘要辞書を作成し、ワンタッチで入力できるように設定を行っておきます。
取引辞書で何度も出てくる仕訳や摘要を登録
会計ソフトの入力で、何度も繰り返しの作業をしていると感じたことはありませんか。
タクシー代の領収書を現金出納帳で入力するとします。その会社では「旅費交通費」を選択した後、摘要欄に「タクシー代」と打ち込んでいました。また、預金出納長で入力するときは「支払手数料」を選択した後、摘要欄に「振込手数料」と打ち込んでいました。このような毎月必ず出てくるような領収書や通帳の内容などについては、あらかじめ取引辞書に登録しておくことによって、摘要欄に何度も内容を打ち込む必要がなくなります。
取引辞書には、仕訳辞書、伝票辞書、摘要辞書などがあります。それぞれ特徴がありますがどれも登録すると入力作業を効率的に行うことができます。
お客様専用の入力マニュアルを作成
一通り入力と初期設定を終えると、次はお客様用に入力マニュアルを作成します。自分自身で一度入力を行っておりますので、その中で一番効率の良い方法をお客様ごとに考えて作成しております。
汎用ソフトではあっても、お客様用にカスタマイズされた設定とマニュアルがあるため、その通りに入力をしていただければ、会計ソフトを操作するのが初めてのお客様でも8割～9割ぐらいの精度で入力を仕上げていただけます。
あとは細かいところや特殊なところの指導を2、3回行えば、会計ソフトの入力に関しては何の問題もなくお客様の社内で進めていただくことができます。
※事例につきましては、掲載時点での法令に則った内容となっております。